Rekisterinpitäjä:
Deslax Oy / Helsinki Seagulls
Y-tunnus: 2569439-5
Paavo Nurmen kuja 1Aa, 00250 Helsinki
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö:
tietosuoja@helsinkiseagulls.net
Elämysten ja urheilun parissa viihtymisen tarjoaminen ovat ydinasioita Helsinki Seagullsin liiketoiminnassa. Haluamme tarjota urheiluelämyksiä mahdollisimman sujuvasti ottaen huomioon tietosuojasääntelyn ja henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden. Haluamme asiakkaidemme, yhteistyökumppaniemme ja kaikkien muiden kanssamme asioivien tietävän, miten käsittelemme henkilötietoja, kun vuorovaikutamme erilaisissa yhteyksissä digitaalisessa ja fyysisessä palveluympäristössä. Tässä ilmoituksessa kuvaamme sinulle, miten käsittelemme henkilötietoja toiminnassamme.
Käsittelyn tarkoitus, oikeusperusteet ja tiedon lähteet
Palvelemme yksityis- ja yritysasiakkaita sekä yhteistyökumppaneitamme. Tämän vuoksi käsittelemme rekisterinpitäjänä pääasiassa henkilötietoja, jotka olemme saaneet toimiessamme asiakassuhteessa katsojan, tilaajan, yrityksen tai yhteisön kanssa. Toiminnassamme käsittelemme henkilötietoja seuraaviin käsittelytarkoituksiin ja seuraavilla perusteilla:
- Hoitaaksemme asiakas- ja yhteistyösuhdettamme sekä siihen liittyviä tehtäviä sopimuksemme perusteella.
- Tiedottaaksemme tapahtumista ja ajankohtaisista asioista faniryhmän jäsenille rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja rekisteröidyn suostumuksen perusteella.
- Toimittaaksemme asiakkaan tilaamat palvelut ja tuotteet sopimuksen ja lakisääteisen velvoitteen perusteella.
- Hoitaaksemme rekrytointiprosessin ja mahdollistaaksemme turvallisen tapahtumatoiminnan sekä tapahtumissa avustavien henkilöiden kontaktoinnin rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja rekisteröidyn suostumuksen perusteella.
- Tarjotaksemme toimivat ja informatiiviset verkkosivut, kehittääksemme asiakaspalvelu- ja katsojakokemusta ja markkinoidaksemme palveluitamme rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja rekisteröidyn suostumuksen perusteella.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Yksityisasiakkaat
Voimme käsitellä faniryhmän jäsenistä, tapahtumiimme osallistuvista sekä asiakaspalvelussa tai verkkokaupassamme asioivista tai sen kautta tilauksen tehneistä henkilöistä seuraavia tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)
- Valokuva
- Tilatut tuotteet tai palvelut
- Laskutustiedot
- Yhteydenotot ja palautteet
- Lapsille suunnattujen tapahtumien toteuttamiseksi voidaan käsitellä lasten (alle 13v.) henkilötietoja: tapahtumaan osallistuvan lapsen nimi, ikä, huoltajan nimi ja yhteystiedot, huoltajan suostumus
Yritysasiakkaat
Voimme käsitellä asiakasyritysten edustajista seuraavia tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot (puhelin, sähköposti)
- Organisaatio, titteli ja asema
- Tapahtumiin osallistuminen
- Yhteydenotot ja palautteet
Kumppanit
Voimme käsitellä kumppaniyritysten edustajista seuraavia tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot (puhelin, sähköposti)
- Organisaatio, titteli ja asema
- Tapahtumiin osallistuminen
- Yhteydenotot ja palautteet
Uutiskirjeen tilaajat
Voimme käsitellä uutiskirjeemme tilaajista seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
Vapaaehtois- ja tapahtumatyöntekijät
Voimme käsitellä tapahtumissamme työskentelevien toimihenkilöiden, vapaaehtoisten ja muiden avustajien seuraavia tietoja:
- Nimi
- Syntymäaika
- Yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)
- Vaatekoko
- Osaaminen, luvat ja lisenssit
Saamme tiedot pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai hänen edustamaltaan organisaatiolta, tai palveluntarjoajalta, kuten lipunmyynti- tai kulunvalvontajärjestelmästä.
Kaikista rekisteröidyistä ei välttämättä kerätä kaikkea yllä mainittua tietoa.
Emme tee automaattisia päätöksiä tai profiloi rekisteröityjä keräämiemme henkilötietojen perusteella.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja käsittelevät organisaation sisäisesti vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin Helsinki Seagullsissa kyseisten tietojen käsitteleminen kuuluu. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille, kuten tapahtumalippujen välittäjälle ja tapahtumien turvallisuudesta vastaavalle kumppanille ainoastaan siltä osin kuin se on välttämätöntä käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Näissä tapauksissa olemme varmistaneet, että tietoja käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Tietojen siirtäminen EU:n/Eta:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan union tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kuitenkin joissakin tietojen tallennuspalveluissa käytetään myös EU:n ulkopuolisia varmuuskopiopalvelimia, jolloin henkilötietoa voi siirtyä kolmansiin maihin. Näissä tapauksissa olemme varmistaneet, että tiedonsiirrossa noudatetaan osapuolten välistä tietojenkäsittelysopimusta sekä Euroopan komission mallilausekkeita.
Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisestä siirrosta saat osoitteesta tietosuoja@helsinkiseagulls.net.
Tietojen säilytys ja poistaminen
Säilytämme henkilötietoja vähintään asiakas- tai sopimussuhteen voimassaoloajan ja sen jälkeen vain niin kauan, kuin on välttämätöntä käsittelyn käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai esimerkiksi kirjanpitosäännösten vaatiman ajan. Eri henkilötietoryhmillä on erilaisia lakisääteisiä säilytysaikoja.
Lisätietoa henkilötietojen säilytysajoista saat osoitteesta tietosuoja@helsinkiseagulls.net.
Tietoturva ja rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen ja järjestelmien suojaamisessa ja tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisen määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötiedot säilytetään suojatussa ja tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käsittelevät ainoastaan yrityksen työntekijät ja muut ennalta määritellyt käsittelijät työtehtäväperusteisesti suojatuilla työasemillaan. Fyysinen aineisto säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa, jonne pääsy on tarkasti rajattu.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeutesi käsittelemiemme henkilötietojesi suhteen:
- Voit pyytää kopion henkilötiedoistasi ja selvityksen siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi
- Voit pyytää omien tietojesi oikaisemista
- Voit rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittelyä
- Voit pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle
- Voit pyytää tietojesi poistamista järjestelmistämme (oikeus tulla unohdetuksi)
Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poistopyynnöt sekä käytön vastustaminen osoitetaan kirjallisesti sähköpostitse Helsinki Seagullsin tietosuojavastaavalle: tietosuoja@helsinkiseagulls.net
Jos katsot, että olemme toimineet tietojesi käsittelyssä tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 566 6700
Helsinki Seagulls -sivustojen evästekäytännöt
Mitä evästeet ovat?
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai matkapuhelimeesi, kun vierailet Helsinki Seagullsin verkkosivustoilla. Käytämme sivuillamme evästeitä, jotta verkkosivustot toimisivat tehokkaammin. Ne myös välittävät sivustolta käyttäjätietoa sivuston omistajille.
Kuinka käytämme evästeitä?
Verkkosivustolla käytetään Googlen toimittamaa Google Analytics -ohjelmaa, joka helpottaa sivuston käytön seurantaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jotka ovat käyttäjän tietokoneelle talletettavia tekstitiedostoja.
Tämän verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto, eli vakiomuotoiset internetin kirjautumistiedot, IP-osoite ja käyntitiedot siirtyvät ja tallentuvat Googlen EU:ssa ja Yhdysvalloissa oleville palvelimille. Emme koskaan lähetä Googlelle tietoja, josta käyttäjä olisi tunnistettavissa; käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan ennen sen lähettämistä Googleen.
Google noudattaa EU:n ja Yhdysvaltain Privacy Shield -järjestelyä. Google voi toimittaa Google Analyticsin keräämiä tietoja kolmansille osapuolille lain sitä edellyttäessä tai kolmansien osapuolten käsitellessä tietoja Googlen puolesta.
Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.
Kuinka valvot tai estät evästeiden käyttöä?
Voit estää Google Analyticsin evästeiden käytön lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon tästä linkistä.
Jos päätät poistaa evästeet, poistat samalla osan verkkopalvelumme toimivuudesta, jonka vuoksi sivut eivät enää välttämättä toimi optimaalisesti. Tämän takia, jos haluat verkkosivuillamme hyvän palvelukokemuksen, emme suosittele evästeiden käytön estämistä.
Data Controller:
Deslax Oy / Helsinki Seagulls
Business ID: 2569439-5
Paavo Nurmen kuja 1Aa, 00250 Helsinki
Contact person in data protection related matters:
tietosuoja@helsinkiseagulls.net
Providing experiences and entertainment in sports are at the core of Helsinki Seagulls’ business. We want to offer experiences as smoothly as possible, taking into account data protection regulations and the security of personal data processing. We want our customers, partners, and everyone else engaging with us to know how we process personal data when we interact in various contexts in the digital and physical service environment. In this notice, we describe how we process your personal data in our operations.
Purpose and legal basis of processing
We serve private and business customers as well as our partners. For this reason, as a data controller, we mainly process personal data that we have received while acting in a customer relationship with a client, spectator, subscriber, company, or community. In our operations, we process personal data for the following purposes and grounds:
- To manage our customer and partner relationship and related tasks based on our contract.
- To inform the members of the fan group and newsletter subscribers about events and current affairs based on the legitimate interest of the data controller and the consent of the data subject.
- To deliver the services and products ordered by the customer based on the contract and legal obligation.
- To manage the recruitment process and to enable safe event operations and contacting persons assisting in events based on the legitimate interest of the data controller and the consent of the registered person.
- To provide functional and informative websites, to develop customer service and viewer experience, and to market our services based on the legitimate interest of the data controller and the data subject’s consent.
- To take care of the necessary arrangements for events aimed at minors, based on the data subject’s (guardian’s) consent.
What personal data do we process?
Private customers:
We may collect and process the following information about fan group members, participants of our events, and when you contact our customer service or visit our online store:
- Name
- Contact information (telephone, email, address)
- Photo
- Ordered products or services
- Participation in events
- Billing information
- Contacts and feedback
- To organise events aimed at minors, the following personal data of children (under 13) may be collected and processed: name and age of the child, participation in the events, name and contact information of the guardian, consent of the guardian.
Business customers:
We may collect and process the following personal data about representatives of our client companies:
- Name
- Contact information (telephone, email)
- Title/position, organisation
- Ordered products or services
- Participation in events
- Contacts and feedback
Partners:
We may collect and process the following personal data about representatives of our partners and other stakeholders:
- Name
- Contact information (telephone, email)
- Title/position, organisation
- Participation in events
- Contacts and feedback
Volunteers and event workers:
We may collect and process the following personal data of employees, volunteers, and other assistants who work or apply to work at our events:
- Name
- Date of birth
- Contact information (telephone, email, address)
- Clothing size
- Participation in events
- Competence, permits, and licenses
- Other information relevant to the task that the person gives us
We receive personal data directly from the data subject themselves, their guardian, or the organisation they represent, or from a service provider, such as ticket broker or access control system.
We do not necessarily process all the above-mentioned personal data from all data subjects.
We do not make automatic decisions or profile the data subjects based on the personal data we collect.
Personal data recipients
Personal data is only processed within Helsinki Seagulls by those who must process such data for their work tasks. Personal data may be disclosed to third parties, such as the ticket brokers and the partners responsible for the security of the events only to the extent that it is necessary to fulfill the purpose of use. In these cases, we have ensured that the personal data is processed appropriately and in accordance with the applicable data protection legislation. Personal data may also be disclosed to authorities as required by law.
Personal data transfers outside the EU/the EEA
In general, personal data is not transferred outside the European Union or the European Economic Area. However, some data services use backup servers located in third countries. In these cases, we have ensured that the personal data transfer complies with the data processing agreement between us and the service provider and with the adequacy decision or standard contractual clauses issued by the European Commission, and that the transfer is carried out with secure and appropriate technical and organisational protection measures.
For more information about the international transfers of personal data, please contact tietosuoja@helsinkiseagulls.net.
Data retention
We store personal data at least for the duration of the customer or contractual relationship and after that only as long as it is necessary to fulfill the purpose of use or the statutory period, e.g., as required by the accounting regulations. Different groups of personal data have different statutory retention periods.
For more information about the retention periods of personal data, please contact tietosuoja@helsinkiseagulls.net.
Data security
In protecting the systems and processing personal data, we follow the regulations and principles of the Data Protection Act, guidelines of the authorities, and best practices in personal data processing. Personal data is processed and stored in a secure environment and only by the organisation’s employees at their secure workstations and behind personal username/password combinations and only to the extent that it is necessary based on their work tasks. Personal data in physical form is stored in fire-proof and locked premises, to which only designated persons have access.
Rights of the data subject
Your rights in relation to your personal data that we process:
- You have the right to inspect your personal data, to request a copy of your personal data, and to know how we process your personal data
- You have the right to request correction of your personal data
- You have the right to request limiting or objecting the use of your personal data
- You have the right to request the deletion of your personal data from our systems (right to be forgotten)
- You have the right to request the transfer of your personal data to another data controller
Requests for inspection, correction, transfer, objection, and deletion of your personal data can be addressed in writing by email to tietosuoja@helsinkiseagulls.net.
If you believe that we have violated the data protection legislation in processing your personal data, you have the right to file a complaint with the national data protection authority:
Office of the Data Protection Ombudsman
Mail to: PO Box 800, 00531 Helsinki
Visit: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Email: tietosuoja@om.fi
Call: 029 566 6700
